Creado en el año 1992 por David Norton y Robert Kaplan para la revista Harvard Business Review, el cuadro de mando es una herramienta administrativa y de management que toda empresa necesita tener, puesto que se trata de una solución proactiva que actúa en el corto y largo plazo de las organizaciones, detectando problemas con antelación y poniendo el remedio necesario. Hasta la fecha, las organizaciones únicamente tenían en cuenta la visión financiera de la empresa para evaluar el rendimiento de esta. El cuadro de mando rompe con esta visión tradicional y aporta otras visiones necesarias que no se estaban teniendo en cuenta.

Para empezar a crear el cuadro de mando que necesita tu empresa es necesario clasificar los indicadores o KPIs que consideramos relevantes analizar en cuatro segmentos. Gracias a la multitud de indicadores que analiza, aporta inteligencia y control en el proceso de toma de decisiones.

Cualquier cuadro de mando se divide en cuatro visiones o perspectivas. Así pues, a la hora de elegir los indicadores debemos empezar respondiendo a las siguientes preguntas:

• Perspectiva interna o de negocio: ¿Cómo estamos? ¿En qué áreas de la empresa debemos mejorar? Algunos ejemplos: proceso de fabricación, calidad en las materias primas, productividad, tiempos de entrega etc.
• Perspectiva financiera: ¿Qué percepción tienen los accionistas de nuestra empresa? Algunos ejemplos: rentabilidad de la compañías, ampliaciones de capital, expansión internacional, gestión del capital riesgo, reparto de dividendos etc.
• Perspectiva del cliente: ¿Qué podemos mejorar para satisfacer mejor las necesidades de los clientes? Algunos ejemplos: calidad del producto, atención al cliente o el precio de nuestro producto.
• Perspectiva de desarrollo: ¿Qué hacer para seguir mejorando y creando valor? Algunos ejemplos: preparación de la plantilla, nivel salarial, condiciones de trabajo, niveles de absentismo, motivación laboral etc.

Una vez tenemos definidos qué indicadores van a formar parte de estas cuatro visiones es hora de elegir el tipo de cuadro de mando que queremos elaborar, pudiendo elegir entre operativo, directivo y estratégico.

• Cuadro de mando operativo: enfocado en el día a día, este tipo de cuadro de mando es el adecuado para implantar por departamentos o áreas de la organización.
• Cuadro de mando directivo: con una visión cortoplacista, controlar los resultados de la empresa y se centra en aquellos indicadores que afectan al funcionamiento interno de nuestra compañía.
• Cuadro de mando estratégico: indicado para el largo plazo, aporta información tanto interna como externa a la empresa para conocer en detalle el estado global de la organización y consecución de objetivos.

Herramientas para crear tu propio cuadro de mando

Definido el tipo de cuadro de mando que necesitas y los indicadores o KPIs que van conformar las cuatro visiones, llega el momento de definir qué herramienta o solución tecnológica vas a implantar en la organización para crear y gestionar tu cuadro de mando.

La opción más rápida y barata nos la brindan las hojas de cálculo como Microsoft Excel u OpenOffice.

Gracias a este tipo de soluciones podremos diseñar, controlar y evaluar de manera sencilla el cuadro de mando que confeccionemos. Básicamente se trata de introducir los objetivos deseados (diferenciando entre las cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos internos y desarrollo) en una columna. Más tarde colocaremos los indicadores que nos van a controlar la ejecución y porcentaje de cumplimiento de estos objetivos estratégicos. Tras introducir unos valores deseados y realistas, pondremos mes a mes los datos reales. Estos datos serán los que compararemos con los deseados para evaluar nuestra estrategia.

Podemos hacer todo este proceso desde cero o descargar alguna de las plantillas que circulan por la red.

Los indicadores básicos de productividad que deben tenerse en cuenta, puedes encontrarlos en nuestra competa guía gratuita para directivos, que puedes descargarla aquí.

Si no queremos tirar de hojas de cálculo y optamos por un proceso mucho más automatizado para la confección de nuestro cuadro de mando, siempre tendremos a nuestra disposición diferentes herramientas o software tecnológicos.

Vamos a ver algunos ejemplos:

• MicroStrategy: se trata de un software que arroja una valiosa información a simple viste y permite además controlar de forma más eficaz las diferencias áreas de negocio de la compañía.
• QlikView: creada como herramienta de Business Intelligence para las empresas, está enfocada a los cuadros de mando ya que permite medir y realizar un seguimiento de los procesos clave de cualquier organización.

Además, el mercado siempre ofrece ERPs tan conocidos y fiables como los de SAP, Navision y Oracle, productos muy maduro y con experiencia en el sector.