Cinco reglas para administrar eficientemente su tiempo

Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen:

Tienen objetivos claros y
Administran cuidadosamente su tiempo.

Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. Para un análisis de cómo establecer objetivos, vea La trampa de la acción.

Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. No importa cómo lo dividamos, el día sólo tiene 24 hs y, además es bastante democrático: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos, todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día.

Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar, ni podemos comprarlo.

Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. A continuación le proponemos cinco formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente el tiempo.

Cinco reglas para administrar eficientemente su tiempo

Monitoree como usa actualmente su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes, trate de crear un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (mmm, ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o, mejor aún si usa su PC todo el día, el «text pad» de su computadora le será muy útil. Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros. Comience anotando a qué hora se levanta, a qué hora está lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.
Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money, baby” dicen en las películas… Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad. Recuerde también de calcular cuántas horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.
Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Luego descomponga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos faciles de alcanzar.
Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más importantes. Cree un sistema que funcione para usted. Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):
- ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
- ¿Cuáles se pueden reprogramar?
- ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
- ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
- ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.
- ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
- ¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
- ¿Será lucrativa?
- ¿La tarea invade mi tiempo personal?
- ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?