Como escribir una propuesta de consultoría exitosa Consultoría Tips Una propuesta presenta ideas, y persuade a la audiencia a aceptarlas. La perspectiva del cliente es el objetivo ¿Quién es responsable de escribir propuestas y reportes en su organización? ¿Cuando fue la última vez que desarrolló un reporte o propuesta? ¿Para quién la escribió? (Sector privado / Sector público) ¿Cuanto tiempo invierte en promedio en escribir una propuesta o reporte? Formato Una excelente propuesta explica: Quién y qué estarán envueltos en un proyecto o propuesta de acción Muestra el alcance del proyecto y el tiempo requerido Identifica el nivel de conocimientos que estará envuelto y la metodología usada. Cuanto costará Como la organización se beneficiará de lo planteado Estructura: El estilo de estrategia Inicio Introducción Medio Cuerpo Finalización Conclusión Cierre Para escribir una propuesta se requiere: Habilidades de Marketing y Ventas (Presentación de ventas 8Ps) Product / Producto Place and Time /Lugar y Tiempo Price / Precio Promotion / Promoción Process / Proceso Physical Environment /Medio ambiente People / Personal Productivity and Qualit / Productividad y Calidad Habilidades analíticas y creativas Perspectiva del cliente, El arte de la persuasión Aspectos subjetivos y Experiencia Reputación Profesional Sensitividad intercultural y habilidades de comunicación Nivel de compromiso Manejo del riesgo, Autenticidad Habilidades del personal Presentación Regla del 80/20 Seguimiento Perseverancia Actitud Proactividad Habilidades de escritura Claridad Enfoque Formato Consistencia Perspectivas de la propuesta. Cada cual actúa en base de su propio interés Desde el punto de vista del proponente Beneficios. Ayuda al cliente a entender el valor de usar una propuesta Le permite al consultor el tomar la iniciativa Debe inspirar al cliente confianza en el consultor Riesgos ¿Cuanta información debería entregar en la fase inicial? ¿Cuanto dinero y tiempo, estoy dispuesto a invertir? ¿Tengo la capacidad y la competencia para realizar el trabajo? Desde el punto de vista del cliente Beneficios. El cliente se está beneficiando de las múltiples alternativas y análisis para los requerimientos solicitados Tienen un mejor entendimiento sobre sus necesidades, y como pueden ser solucionadas Riesgos Aspectos del negocio Retorno de la inversión Su posición en la compañía ¿Cuanto dinero y tiempo, estoy dispuesto a invertir? ¿Tengo la capacidad y la competencia para realizar el trabajo? El propósito de la Propuesta (¿Nos dá el contrato o no?) Una propuesta responde a una necesidad percibida En muchos casos, hay que vencer a la competencia Debe conducirnos a una mesa de negociación para comunicar: Nuestro entendimiento del problema Nuestro entendimiento del negocio del cliente Nuestro enfoque Nuestras habilidades Nuestra experiencia y conocimiento Nuestro registro de trabajo Los costos estimados Los beneficios que obtendrá el cliente Aspectos esenciales en una propuesta Una propuesta debería: Especificar los objetivos y el enfoque del trabajo a emprender, basado en el conocimiento del problema y de la organización Persuadir al cliente del porqué consideramos que somos la mejor alternativa Es la base para la firma de un contrato El arte de la persuasión. Verbal Clarificar el propósito Demografía Psicografía Entender la motivación del cliente Apelar a la motivación de la audiencia Recoger la información (cerrando la brecha) Seleccionar el medio adecuado (Video, presentación, documento) Organizar la información Mostrar/ No mostrar los números No verbal Contacto directo Mirar a los ojos Utilizar todo el espacio disponible Traer un pequeño presente Agenda Firme pero cordial Estrategia para el arte de la persuasión. Proactiva Audiiencia Motivaciones Estudios Experiencia Reactiva Durante la presentación Niveles de elucubración Entrevista de entendimiento Debe ser preparada para un máximo de 20 minutos ¿Quienes tienen algo que ganar o perder en este potencial trabajo? ¿Cuales son los competidores? ¿Cual es el resultado esperado? ¿Cual es el retorno de la inversión en la empresa? ¿Cual es el presupuesto del proyecto? ¿Cuál es el ingreso de la empresa? ¿Cuán lejos están los resultados reales de la empresa, respecto de los proyectados o esperados? ¿Que otros factores afectan, están incorporados o influencian los resultados? Al finalizar, hágase esta pregunta: ¿Entendí completamente el problema? Tipos de preguntas Probatorias Dígame más sobre .... Podría darme una explicación más detallada acerca de ... Aclaratorias. Valide su conocimiento De Proceso Ponga a su cliente cómodo De Empatía Enfoque en el cliente Meta preguntas Sirven para poner a volar la mente del cliente Asuma siempre que sus asumpciones están equivocadas Percepción Otras personas no nos ven de la manera en la que nosotros nos vemos a nosotros mismos. ¿Como le gustaría ser percibido? Cree confidencia mediante: El conocimiento del problema del cliente que lo tiene el consultor. El enfoque de la solución a ser utilizado para solucionar el problema. Defina los resultados esperados (ROI) que se espera a partir del enfoque utilizado Presente un registro o historia verificable de éxito y describa la estrategia realizada Presente los testimonios de sus clientes o empleados Historia de la firma, años en el mercado, empleados, posiciones, clientes Educación formal y registro académico. Tipos de audiencias Armonioso Detallista Generalista Técnico Orientado a los procesos Orientado a las personas Orientado a los resultados Comunique sus Unique Selling Points (USP) ¿Con que tipo de audiencia se va a presentar? Interna o externa Empresa pública o privada Cliente existente o nuevo cliente Medio ambiente competitivo o no competitivo ¿Puede predeterminar las reacciones de la audiencia? Diferentes tipos de enfoque Enfoque Directo Enfoque indirecto Que tipo de enfoque utilizar ¿Para quién está desarrollando su propuesta? Nuevo cliente Recomendado Cliente antiguo ¿Es una propuesta solicitada o no solicitada? ¿Espera su cliente recibir una propuesta? ¿Es una respuesta a un RFP? ¿Con que diferencias culturales (país, compañía, cliente) se encontrará? ¿Tiene una buena idea de como será su audiencia, y como reaccionará ante su propuesta? Presentando la propuesta preparada Identifique cual es su audiencia, le permitirá determinar su estilo de comunicación Desarrolle una presentación a prueba de falla Desarrolle una poderosa introducción y conclusión Use lenguaje simple para lograr un máxmio impacto Un efectivo lenguaje cultural amplia su mensaje Use una ilustración apropiada y efectiva utilizando material visual Maneje las interrupciones, retroalimentación y preguntas Tipos de Propuestas Formales RFP´s Tiempo de los vendedores Necesidad de recursos Niveles de servicio compatibles con el servicio interno Como se manejará el registro Añadir valor de las proposiciones: un simple punto de contacto ONG´s - Donaciones La temática incluye: Desarrollo de micro finanzas Derechos humanos Justicia Educación Medio ambiente Salud Arte y cultura Subsidios Propuestas de Contratos Propuestas de negocios Informales Memorandums Propuestas de negocios Propuestas de Ventas Cartas de propuestas. Es una carta de pequeño tamaño. Tamaño del proyecto Tipo de pedido define los componentes Se refiere a los componentes de la parte básica para soportar su caso. Determine el enfoque que debe utilizar y su estrategia basada en la presencia o ausencia de sus competidores. Determine si su aproximación es verdadera o no Estrategia de pre-propuesta Determine: ¿Quienes son las personas que toman las decisiones? ¿Cuando será tomada la decisión? ¿Como será tomada la decisión? ¿Cuál es el proceso de evaluación? ¿En que nivel será tomada la decisión? Identifique el verdadero enfoque estratégico Dos diferentes expectativas: Pequeño contrato. Cerrando el negocio Contrato grande. Presentar la mejor/final oferta, reunión con el cliente y firma del contrato La estrategia de ruptura. Nunca es una opción válida La estrategia Master Cree una buena relación con el cliente, así como confianza y apertura para desarrollar diferentes planes de acción Refine la definición del problema por parte del cliente, de tal manera que su propuesta y oferta incluya lo que usted piensa es la mejor solución posible Cree una estrategia competitiva sin hacer referencia a sus competidores. Considere e incluya todos los factores Controlados No controlados Comunique su disposición y experiencia Persuada al cliente que su solución es la mejor o más directa vía para satisfacer sus necesidades, si la aceptan Eduque al cliente Estrategia Técnica Enfoque la solución, detalle las necesidades y como su estrategia la satisface Las características de diseño, proceso, materiales a ser usados Características especiales, ideas innovativas y recursos especializados Esta estrategia puede ser enlazada a costos, materiales y tiempos Estrategia Costo/Beneficio Proponga la mejor solución al mejor costo posible El costo es normalmente una decisión del jefe de mas alto rango El costo es relativo Esta estrategia puede ser enlazada a la competencia y a costos y materiales Presentación de la estrategia Defina objetivos claros Induzca al cliente a pedirle una reunión para ir en más detalle. Estructure y diseñe su propuesta e incluya el objetivo en un primer paso Haga todo lo posible para inducir al cliente a solicitar una nueva reunión TRES PASOS PARA LA ESCRITURA DE UN REPORTE Planeación (invierta 50% de su tiempo) Preparación Desarrolle un bosquejo Recolecte información Cuales son las fuentes de información Analice la situación Diferentes métodos de análisis Desarrolle conversaciones con los clientes ¿El RFP del cliente requiere un estudio/análisis de sus requerimientos? ¿Cuales son sus competidores? Existe algún otro material que puedas ser utilizado / Información pública Hay alguna base de datos de información que pueda ser utilizada Seleccione los medios adecuados Organice la información Escritura (invierta 25% de su tiempo) Producción Adapte lo preparado a la audiencia Componga un mensaje claro que le lleve a sus objetivos Completación (invierta 25% de su tiempo) Desarrollo Revise el mensaje Produzca el mensaje Haga una prueba de fallos Distribuya el mensaje La Preparación en detalle Analice la situación Defina su propósito Determine las necesidades de la audiencia. Satisfaga sus necesidades Seleccione el medio adecuado para enviar su mensaje Organice la información (Defina los titulares) Defina la idea principal Limite su alcance Seleccione un enfoque directo o indirecto Presente el contenido. La escritura y producción La primera prioridad debe ser "transmitir el mensaje tan claro como un cristal". Considere todos los aspectos relevantes: Escriba un borrador de la propuesta Revise su estilo considerando, si es una propuesta solicitada o no lo es El mensaje que debe ser enviado: Tipo Longitud El estilo: Memorandum Presentación de ventas Carta de propuesta RFP El formato Formal Informal Audiencia anticipada Enfoque a ser utilizado Reacción anticipada Positiva Angustia Entusiasmo Interés Negativa Disgusto Desinterés Contenido de la Propuesta. Introducción ¿Porqué estamos aquí? Fondo Definición del problema Sumario ejecutivo (Aplique la regla del 80/20) Solución propuesta Estrategia propuesta Alcance Rango Brújula Lo que se espera Organización Orientación para recordar la propuesta (Estrategia Aguila) Cuerpo Hechos Evidencia, para soportar las conclusiones Percepciones sin evidencia Enfoque propuesto Estrategia definida Soluciones alcanzables Plan de trabajo Determinar un marco de tiempo que cumpla las necesidades del cliente Calificaciones Ajuste su experiencia Costos Incluya los términos y las condiciones Cierre Para poder cerrar una propuesta, se debe haber logrado pasar satisfactoriamente todas estas fases (Modelo AIDA): Atención Interés Deseo Acción Completando una propuesta. Distribución y entrega de la propuesta El arte de la persuasión: La presentación es un aspecto crítico, que debe ser repasada hasta lograr que sea bien desarrollada La transición de un expositor a otro debe ser bien realizada El lenguaje corporal es de mucha ayuda Seguimento es crucial La Distribución Considere el valor total de la propuesta Cual va a ser el método de entrega Previsualice los archivo para estar seguro de que no hay enlaces perdidos y que el cliente cuenta con toda la información. Cumpla con la fecha de entrega "LA MEJOR PROPUESTA, A VECES NO ES ACEPTADA, SI EL INTERES DE ALGUNA PERSONA ES IGNORADO". Recomendaciones Es la más importante parte de su reporte Puede seguir dos enfoques: Hacer sugerencias sobre como solucionar los problemas, Como tomar ventaja de las oportunidades Su reputación como profesional, puede influenciar la calidad de sus recomendaciones Estilo y Tono Esta sección debería ser bastante formal La fuerza de su recomendación depende de la cultura de la compañía, puede utilizar 2 corrientes. Ustedes debería cambiar ... La compañía debería considerar ... Corrección de lenguaje No pueden haber errores Por Elizabeth Dols www.communication-realization.com El retorno de la inversión en entrenamiento ejecutivo de equipos gerenciales es exponencial y en minutos. Norman Vincent Peale. Te gustó? Compártelo ! Tweet Whatsapp Anterior Siguiente
