Como escribir un informe de consultoría exitoso Consultoría Tips Reportes Comunes en los Negocios Reportes Informativos Reportes para monitorear y controlar las operaciones Reportes de ventas Reportes para implementar políticas y procedimientos Reportes para demostrar cumplimiento de metas Reportes para documentar el progreso Reportes analtíticos Reportes para presentar oportunidades Reportes para solventar problemas Reportes para soporte a las decisiones Reportes oara presentar los resultados de una investigación o caso de estudio Etapas en la escritura Planeación Preparación (50% del tiempo) Escritura Producción (25% del tiempo) Completación Desarrollo (25% del tiempo) Orden del Reporte desde la perspectiva del gerente Reporte Ejecutivo Contenido Introducción Descubrimientos (Cuerpo Principal) Conclusiones Recomendaciones Bibliografía / Fuentes Apéndices Orden en el que el reporte debe ser escrito Introducción Bibliografía / Fuentes Descubrimientos (Cuerpo Principal) Conclusiones Recomendaciones Reporte Ejecutivo Contenido Apéndices Cuando lee un ejecutivo un reporte Reporte Ejecutivo -----> Lo lee siempre Contenido -----> Nunca Introducción -----> Algunas veces Descubrimientos (Cuerpo Principal) -----> Si está interesado Conclusiones -----> Si está sorprendido Recomendaciones -----> Casi siempre Bibliografía / Fuentes -----> Si el reporte muestra que hay alguna área de su interés Apéndices -----> Rara vez Planificando su reporte Considere el reporte como un todo Enfóquese inicialmente en las ideas Dibuje una estructura sobre como le gustaría el reporte Recolecte y seleccione la información Organice la información, utilice la metodología de la araña (Ponga el tópico en el centro y junte con una línea cada una de las ideas que se relacione con el tópic, luego descríba el gráfico en contexto Prepare una estructura del trabajo, para darle sentido de perspectiva Establezca un plan de acción y una escala de tiempo para entregar el trabajo a tiempo Terminos de referencia Clarificando sus términos de referencia Los términos de referencia son las declaraciones que guían el alcance de su investigación y de su reporte Los términos de referencia le ayudan para identificar su audiencia Asuma siempre que sus asumpciones están equivocadas. Considere todos los factores Reúnase con sus clientes y haga una lluvia de ideas sobre los diferentes factores que pueden o no ser importantes para el éxito del proyecto. Valide todos los items de su lista. Para cada elemento, trate de validar si sus asumpciones son adecuadas Términos de Referencia ¿Porqué? El fondo, contexto y razones detrás del propósito del reporte. ¿Qué y como? Los objetivos (global y específico) y los entregables requeridos por la consultoría, describa la metodología ¿Quién y qué? Describa el perfil del experto requerido y el lenguaje de trabajo ¿Cuando y donde? Describa el calendario de trabajo y el número de días requerido del experto, el trabajo de campo, viajes, escritorio y entregables requeridos, así como presentaciones y reporte final. La Ubicación del trabajo, viajes si es del caso y ubicación ¿Cuál? Recursos (Soporte, personal, oficinas, tecnología, vehículo) disponibles para los consultores y expertos. Información, documentación y datos. Reportes requeridos (Fechas a cumplir, formato, cantidad y calidad) El borrador del reporte Desarrolle el título Considere la estructura (Introducción, Cuerpo, Cierre) Cambie la forma del material para acomodarlo a una estructura que los lectores la encuentren aceptable, lógica y legible. La habilidad de escribir, es crear el contexto en el cual la gente pueda pensar. Edwin Schlossberg INTRODUCCION Autorización ¿Porqué el reporte ha sido escrito?, ¿Quién lo pidió? y ¿Cuando? Problema/propósito Alcance Fondo Términos de Referencia Fuentes y métodos Definiciones Limitaciones Organización del Reporte Los recursos disponibles Las limitaciones sobre las que se trabajó, las razones de eso Los recursos e información que se usó La fuente de la información utilizada El método de trabajo utilizado La estructura del reporte El método de presentación y el porqué se lo utilizó DESCUBRIMIENTOS Explicaciones Discusión, entendimento Hechos, evidencia estadística y tendencias Análisis de acción Pros y contras Procedimientos Métodos y enfoques Criterios Conclusiones y recomendaciones Soporte CONCLUSIONES Una conclusión ratifica la importancia de la idea principal y sumariza la evidencia presentada en su soporte. Enfoque directo. Breve reafirmación de las conclusiones y recomendaciones en el mismo orden del cuerpo Enfoque indirecto. Se usa para presentar las conclusiones y recomendaciones por primera vez. No presente nuevamente los hechos Para motivar acciones. Escriba directamente lo que debería pasar a continuación. Presente un calendario que muestre la asignación de tareas con exactitud. RECOMENDACIONES Es probablemente la parte más importante de un reporte Haga sugerencias de como solventar un problema, o como tomar ventaja de las oportunidades. Su reputación como profesional puede ser de influencia para la calidad de sus recomendaciones ESTILO y TONO DE LAS RECOMENDACIONES Debería ser formal La fortaleza de sus recomendaciones depende parcialmente de la cultura de la organización, por ejemplo: Deberían cambiar ... La organización debería considerar ... Utilizar el lenguaje adecuado es muy importante No se puede cometer errores en esta etapa Las recomendaciones deben ser: Specific / Específicas Measurable / Medibles Achievable / Alcanzables Result-oriented / Orientadas a los Resultados Time-bound / Delimitadas en un marco de tiempo REPORTE EJECUTIVO (Abstracto o Sinopsis) Intención Propósito Alcance Esquema Que fue hecho Como fue hecho Principales descubrimientos Conclusiones principales Recomendaciones principales ANEXOS Provea información detallada y material de referencia para: Bibliografía Términos de Referencia Información complementaria que aporte al reporte PRESENTACION Sea consistente Aplique una numeración progresiva a las páginas. Utilice una notación decimal para identificar la partes del documento: 1. 1.1. 1.1.1. Deje márgenes amplios para encuadernar el documento y dejar espacio para comentarios al lector Los títulos deben ser claros, en negrilla o subrayados Todos los diagramas e ilustraciones deberían ser etiquetados La terminología técnica debe ser enlistada en el glosario de términos El tipo de fuente, puede ser variable en función de la cultura del lector Los gráficos pueden generar sensitividad, utilice colores adecuados. Estilo de Escritura Haga un balance entre: Informal. Cuando conoce al lector. Demasiada informalidad puede ser percibida como trivialidad. Formal. Elimine los pronombres. Utilice estilo impersonal, enfatice la objetividad, evite opiniones personales, construya un argumento sobre hechos probables. Demasiada formalidad puede poner distancia entre el escritor y el lector Uso del lenguaje Activo/Pasivo. Recomendamos / Es recomendable... No se los debe usar en conjunto Utilice un lenguaje simple Elimine las ambiguedades. Un solo significado, una sola función, un solo contexto, utilice puntuación adecuada. Haga una correción ortográfica del reporte Defina el lenguaje subjetivo (¿QUe siginifica para Usted la palabra "bonito"? Muchas de las personas son de naturaleza visual: Fotos y gráficos ayudan mucho en el entendimiento.CONCLUSIONES La escritura crea un contexto en el que la gente puede pensar La escritura es un desempeño probado de la comprensión de las necesidades de su cliente Lo escrito es todo lo que se deja al cliente después de que sale. Por Elizabeth Dols www.communication-realization.com El retorno de la inversión en entrenamiento ejecutivo de equipos gerenciales es exponencial y en minutos. Norman Vincent Peale. Te gustó? Compártelo ! Tweet Whatsapp Anterior Siguiente
