BPM, BPMN y BPMS: ¿Qué significan?

Si trabajas en la gestión empresarial y la gestión de procesos, es probable que estés familiarizado o hayas visto las abreviaturas BPM, BPMN y BPMS.

Pero ¿sabes en realidad qué significan esos conceptos? Saber diferenciarlos puede ser fundamental para la ejecución de una buena estrategia corporativa para generar mejoras constantes en tu negocio.

BPM, BPMN y BPMS: Entiende los conceptos

Es muy común que los profesionales que trabajan con la gerencia confundan los conceptos y aplicaciones de BPM, BPMN y BPMS, ya que las siglas son muy similares. Sin embargo, en la práctica, tienen significados y funciones muy diferentes. Dale un vistazo:

¿Qué es ABPMP?

Antes de entrar en estos conceptos, necesitas conocer la asociación profesional dedicada a la promoción de la disciplina BPM, la ABPMP.

Se trata de una organización creada y guiada por profesionales en BPM, fundada en Estados Unidos en 2003, con el objetivo de dedicarse al estudio y evolución de conceptos y prácticas de gestión de procesos de negocio.

Con una fuerte adhesión a nivel mundial, la ABPMP se expandió a todos los continentes, globalizándose en 2010. Esta asociación es la encargada de orientar a los profesionales y difundir los conceptos y aplicaciones de BPM, BPMN y BPMS entre las organizaciones.

¿Qué es BPM?

Ahora, para explicar las diferencias entre BPM, BPMN y BPMS, primero conceptualicemos BPM. En resumen, BPM es un acrónimo que viene del inglés de Business Process Management, o sea, Gestión de Procesos de Negocio.

Es una disciplina muy extendida en todo el mundo, resultado de la combinación de gestión empresarial con técnicas y herramientas, incluida la tecnología, que busca identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones.

Por tanto, es una disciplina de gestión que integra estrategias, tecnología y objetivos de una organización con las expectativas y necesidades del cliente, a través del enfoque en los procesos de punta a punta.

Representa una forma de visualizar las operaciones de negocio, que va más allá de las estructuras funcionales, y comprende todo el trabajo necesario para entregar un producto o servicio siempre con el cliente en el centro de su proceso.

Si tú o tu organización tienen objetivos estratégicos para aumentar la productividad, reducir costos, evitar desperdicios o fallas de producción, generar más valor para su cliente, reducir la burocracia interna, entre otros, la disciplina de gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudarte.

Ciclo de mejora continua

Dentro de la lógica de BPM, también es necesario comprender el ciclo de mejora continua, es decir, ser consciente de que la optimización de procesos no ocurre de forma lineal, sino cíclicamente, según los siguientes pasos:

1. Diseño
2. Modelado
3. Ejecución: realizar lo propuesto en el diseño y modelado
4. Supervisión y control de resultados mediante el seguimiento de KPIs
5. Optimización (nuevo modelado y así sucesivamente)

Una organización orientada a procesos no trabaja con la estructura funcional de las empresas tradicionales, segmentadas por áreas, cada una con sus propios objetivos y metas. Integra las diferentes áreas y cada profesional trabaja para cumplir con los procesos que, a su vez, están alineados con los objetivos estratégicos globales de la compañía.

Cada parte realiza su función específica para ejecutar el proceso y, dentro de este ciclo, encontrar formas de solucionar los problemas para que la organización sea siempre mejor y entregue más valor al cliente. Conoce más sobre los pasos de BPM.

Pero ¿cómo poner en práctica la Gestión de Procesos de Negocio en una empresa? Aquí es donde entran los conceptos de las otras siglas: BPMN y BPMS.

¿Qué es BPMN?

BPMN es la abreviatura de Business Process Modeling and Notation o, en la traducción literal al español, Modelo y Notación de Procesos de Negocios.

Básicamente, se trata de un conjunto de símbolos o iconos para estandarizar la representación de los elementos de forma gráfica y facilitar su comprensión. En resumen, la notación BPMN es un idioma formado por símbolos que representan los flujos de procesos de la organización, haciéndolos estandarizados y comprensibles para las diferentes áreas de la empresa.

La notación BPMN se mantiene por el OMG (Object Management Group), grupo que establece estándares para los sistemas de información. Para hacerlo más sencillo de explicar, una compra de un producto en un comercio electrónico, por ejemplo, puede ser vista a través de los siguientes pasos:

1. El cliente realiza un pedido de una blusa en línea
2. La empresa registra el pedido y pago
3. La empresa produce la blusa o la retira del stock
4. Empaca la blusa
5. La envía al transporte de mercancías para la entrega de pedidos
6. Finaliza el pedido

A través de la notación BPMN, el mismo proceso podría representarse (de una manera muy simplista) de la siguiente manera:

Este es un ejemplo muy simplificado de un flujo en BPMN, pero muestra que fragmentar los procesos de una misma tarea puede facilitar su comprensión y la identificación de sus excepciones o caminos alternativos.

Cabe señalar que el BPMN pretende ser entendido, con cierto nivel de profundidad, por todos los empleados de la organización y no solo por los profesionales de TI o procesos. Sin embargo, a diferencia del diagrama de flujo simple, el BPMN tiene recursos más completos y es capaz de representar procesos de una manera mucho más precisa.

Comprende los elementos de la notación BPMN

Dentro del diagrama de procesos mapeados, existen cinco categorías que representan los flujos internos de cada proceso. Cada categoría tiene elementos con iconos que simbolizan las tareas a realizar, conexiones entre procesos, desvíos, eventos y otros.

• Objetos de flujo, que incluyen actividades, eventos y desvíos (gateways).
• Objetos de datos, que muestran cómo se pueden manipular, requerir, producir o almacenar los datos de la actividad.
• Objetos de conexión, que indican la secuencia del flujo del proceso.
• Swimlanes, que son las divisiones dentro del diagrama.
• Artefactos, que agregan información relevante dentro del proceso, como notas complementarias.

¿Cuál es la diferencia entre BPM y BPMN?

Si bien has visto que BPM es una disciplina, es decir, una filosofía de gestión que se puede aplicar en la práctica, BPMN es una notación estándar oficial derivada de esa disciplina y se utiliza en todo el mundo.

En otras palabras, la notación BPMN tiene como objetivo respaldar y estandarizar visualmente la implementación de la gestión de procesos de negocio. Es decir que son los símbolos y representaciones gráficas que, en conjunto, muestran todo el flujo del proceso, sus actividades, eventos, desviaciones, conexiones y otros elementos.

Por lo tanto, a pesar de ser tratado popularmente como una metodología, BPMN no es una metodología, sino una notación.

¿Y qué es BPMS?

BPMS, es parte del BPM, es el Business Process Management Suite (o System), es decir, un software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos, siguiendo la disciplina BPM en todas sus etapas.

La tecnología de la información entra para apoyar y posibilitar la organización de procesos complejos, con el objetivo de brindar mayor éxito y agilidad en todas las actividades de la empresa, ya sea en la alta dirección o en la producción.

Con el software, las empresas pueden tener todos sus procesos mapeados y automatizados de forma transparente y disponible para todas las personas involucradas en las tareas. Esto hace más fácil:

• Controlar los procesos de un extremo a otro
• Identificar los cuellos de botella a tiempo
• Priorizar procesos según necesidades identificadas
• Mejorar la escala en la entrega de software de manera automatizada
• Establecer metas e indicadores de desempeño (KPI)
• Establecer estándares de calidad
• Generar informes, gráficos y datos avanzados en tiempo real
• Conectar el flujo de trabajo entre diferentes departamentos y sistemas
• Acelerar la toma de decisiones
• Prototipar y probar soluciones (time to market)
• Entre otras acciones

¿Cuál es la relación entre BPMN y BPMS?

BPMN es la forma de representar el modelado de procesos dentro del BPMS, para que los procesos sean automatizados y comprensibles para todos los involucrados.

Es posible aplicar la notación en cualquier etapa de BPM para apoyar el ciclo de mejora continua, es decir, es posible utilizar la notación BPMN dentro del BPMS cuando se tenga la intención de:

• Automatizar procesos incluso con la mínima ayuda de un profesional de IT.
• Modelar procesos de un extremo a otro.
• Transformar un proceso después de identificar los cuellos de botella.
• Insertar nuevas reglas de negocio, entre otras.

Dentro del BPMS, aún es posible determinar cuáles son las personas responsables de cada proceso, para asegurar el control de su ejecución y gestión.

Pero ¿por qué adoptar BPM, BPMN y BPMS en tu empresa?

La mayoría de las empresas actuales tienen una operación vertical y departamentalizada, es decir, dividida por áreas (logística, marketing, finanzas, etc.), según las especialidades de los profesionales. Este es un efecto natural al iniciar un nuevo negocio.

Sin embargo, con el tiempo, esta división por sectores acaba creando ruidos de comunicación entre las áreas, cada equipo empieza a tener visiones y objetivos diferentes y la gestión de la organización en su conjunto también acaba fragmentándose. Esto puede ser un impedimento para el logro de los objetivos estratégicos globales.

En una organización orientada a procesos, los indicadores ya no se basan en las metas de cada sector, sino en cómo estas áreas contribuyen al desarrollo de cada proceso. La atención se centra en el desempeño del proceso y no en el área.

Cada una de estas áreas puede tener sus propios sistemas especializados y, con BPMS, es posible integrarlos en un mismo entorno tecnológico, en la nube.

Al ejecutar, rediseñar y monitorear procesos, la empresa es capaz de identificar sus puntos de mejora y actuar sobre ellos con mucho más agilidad y asertividad. El resultado es una organización más orientada a los intereses del cliente, lo que puede llevar a obtener una ventaja competitiva y una mayor rentabilidad para el negocio.

Fuente: SYDLE - Gestión por procesos