Proceso empresarial: Qué es, ventajas y cómo funciona

Establecer un proceso empresarial de manera correcta te ayuda al logro de tus objetivos.

¿Qué es un proceso empresarial?

Un proceso empresarial es un conjunto de tareas interrelacionadas que terminan con la entrega de un servicio o producto a un cliente. El proceso de negocio también se ha definido como un conjunto de actividades y tareas que, una vez completadas, cumplirán uno de los objetivos de la organización.

El proceso se describe en forma de actividades. Estas son las diferentes etapas del proceso, que se denominan actividades. Cada actividad puede definirse como un conjunto de tareas. Una tarea es un paso más detallado que una actividad.

Un procedimiento garantiza un modo de funcionamiento idéntico en toda la organización y un resultado constante para una operación determinada. Define y asigna responsabilidades para tareas específicas. En resumen, debe responder a la pregunta: ¿quién hace qué?

¿Cómo debe ser un proceso empresarial para que funcione?

Hay 4 atributos esenciales que constituyen un proceso empresarial ideal:

1. Un buen proceso empresarial tiene un punto de partida y un punto final bien definidos. También tiene un número finito de pasos.
2. Un buen proceso de negocio puede ejecutarse un número indefinido de veces.
3. En última instancia, su objetivo es traducir la creación de valor en tareas ejecutables y no tiene ningún paso en el proceso sólo porque sí. En otras palabras, si algún paso del proceso no añade valor, no debería existir.
4. Un proceso empresarial debe ser flexible al cambio y no ser rígido. Cuando se identifica algún margen de mejora, el proceso permite absorber ese cambio dentro de sí mismo sin que afecte tanto a las partes interesadas desde el punto de vista operativo.

Importancia de establecer procesos empresariales

La necesidad y las ventajas de un proceso empresarial son bastante evidentes. Un proceso constituye la línea de vida de cualquier empresa y le ayuda a racionalizar las actividades individuales, asegurándose de que los recursos se utilizan de forma óptima.

Estas son algunas de las razones clave para tener procesos empresariales bien definidos:

• Identificar qué tareas son importantes para sus objetivos empresariales más amplios
• Mejorar la eficiencia
• Agilizar la comunicación entre personas/funciones/departamentos
• Establecer aprobaciones para garantizar la responsabilidad y un uso óptimo de los recursos
• Evitar caos en las operaciones cotidianas
• Estandarizar un conjunto de procedimientos para realizar las tareas que realmente importan a tu empresa.

Ejemplo de proceso empresarial

Como ejemplo, consideremos el proceso de contratación de un departamento de RRHH. Desde la publicación de la oferta de empleo hasta la incorporación del empleado, el proceso consta de varios pasos. Aunque esto puede variar de una organización a otra, un flujo de trabajo sencillo podría ser el siguiente:

• El equipo de Recursos Humanos publica la oferta de empleo
• Varios candidatos se presentan
• Se filtran a los candidatos más óptimo
• Los candidatos seleccionados son convocados para las siguientes etapas de la contratación
• Se elige al candidato adecuado en la última fase de la contratación
• Se negocian los salarios y las políticas
• Se envía la oferta y el candidato acepta
• A continuación, se lleva a cabo un largo proceso de incorporación del empleado.

Pasos para realizar un proceso empresarial

Estos son algunos pasos generales que puedes seguir para establecer un proceso en tu empresa:

• Paso 1: Definir los objetivos: ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Por qué se ha creado? ¿Cómo sabrás si tiene éxito?
• Paso 2: Planifica y traza tu proceso: ¿Cuáles son las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos? Esta es la hoja de ruta general del proceso.
• Paso 3: Establece las acciones y asigna las partes interesadas: Identifica las tareas individuales que deben realizar tus equipos y para ejecutar el plan.
• Paso 4: Prueba el proceso: Ejecuta el proceso a pequeña escala para ver cómo funciona. Observa las deficiencias y haz los ajustes necesarios.
• Paso 5: Implementar el proceso: Empieza a ejecutar el proceso en un entorno real. Comunica y forma adecuadamente a todas las partes interesadas.
• Paso 6: Supervisa los resultados: Revisa el proceso y analiza tus pautas. Documenta el historial del proceso.
• Paso 7: Repetir: Si el proceso es capaz de alcanzar los objetivos fijados, repítelo para futuros procesos.

Fuente: TuDashboard - Proceso Empresarial