Cómo un sistema de CRM puede mejorar tu proceso de ventas

Cuando una empresa se encuentra en sus inicios, los fundadores suelen preocuparse por establecer un proceso de ventas que esté claramente delineado. Es decir, su mayor preocupación es poder vender.

En general, el equipo de ventas mantiene una relación muy personal con los futuros clientes, dirigiéndose a ellos por su nombre de pila y haciéndoles el seguimiento pertinente.

No obstante, a medida que una empresa empieza a crecer, la gestión de las ventas deja de ser tan simple. Al contratar a más representantes de ventas, es más difícil llevar un control, y algunos pueden salirse del radar del equipo por completo, es aquí donde un sistema de CRM puede ser la clave para el crecimiento de tu empresa.

Con frecuencia, no está claro quién trabaja en qué y hasta qué punto ha llegado un determinado prospecto en el proceso de compra. Si no se dispone de un proceso estandarizado, la experiencia de compra variará drásticamente dependiendo de qué representante esté tratando con cada prospecto.

Cuando el proceso de ventas está poco definido y surgen problemas, la solución más eficaz consiste en obtener un sistema de capacitación y asesoramiento. Según los expertos, la mejor solución es implementar un sistema de CRM (Customer Relationship Manager o gestión de la relación con el cliente). Al igual que la estructura de una vivienda, un sistema CRM puede proporcionar una estructura sólida sobre cuáles son las políticas y procesos que se deben implementar de forma consistente.

A continuación, te comparto 9 formas en las que un CRM puede ayudarte a mejorar el proceso de ventas de tu empresa.

1. Documenta el proceso de ventas. Los procesos de ventas se crean, en primer lugar, en la mente del fundador o vicepresidente de ventas y, posteriormente, se plasman por escrito. Sin embargo, planificar la estrategia de ventas en unas cuantas palabras y documentos dispersos no es precisamente un método eficaz. «Para que sea útil, toda esa información debe crearse en un sistema que documente las etapas y actividades, y que facilite saber cuándo debes llevarlas a cabo», afirmó Brent Leary, socio de CRM Essentials. Definir las etapas de ventas en un sistema de CRM no solo ayuda a las empresas a tener un proceso estandarizado para todo el equipo, sino que también afecta a las contrataciones futuras. «Un sistema de CRM contribuye positivamente al proceso de incorporación de nuevo personal de ventas, el cual puede que no esté familiarizado con el proceso de ventas», agregó Leary.
2. Crea procesos que puedan repetirse. Si los representantes de ventas tienen la libertad de ponerse en contacto con los prospectos que deseen, tu empresa tendrá el mismo número de procesos de ventas que vendedores. Un sistema de CRM puede ayudarte a normalizar las interacciones entre el representante y el futuro cliente, lo cual no solo añade consistencia, sino que también ahorra tiempo. «Un CRM crea procesos que se pueden repetir de modo que los representantes de ventas no tengan que empezar desde cero con cada nuevo prospecto», dijo Marshall Lager, director general de Third Idea Consulting LLC.
3. Automatiza y reduce la introducción manual de datos. Muchos equipos de ventas basan su trabajo en hojas de cálculo en Excel para darles seguimiento a los prospectos y las oportunidades de venta antes de implementar un sistema CRM. Aunque las fórmulas pueden ayudar a los usuarios avanzados a ahorrar tiempo, no existe una pauta para introducir los datos en la hoja de cálculo. Los representantes que confían en Excel se encuentran ante una gran cantidad de datos que deben introducir, copiar y pegar, sin mencionar que es un proceso manual y frustrante para los vendedores, quienes preferirían estar hablando con los prospectos en lugar de tener que hacer trabajo administrativo. Los sistemas de CRM pueden ayudar a optimizar y reducir la cantidad de datos que los representantes de ventas deben introducir a diario gracias las funciones de sincronizado y autorelleno. Un tiempo de venta más activo equivale a representantes y clientes más satisfechos. Al disminuir o eliminar el «trabajo pesado», el representante puede centrarse en cerrar clientes», concluyó Lager.
4. Predice con más exactitud. La «exactitud» no es una palabra asociada a los informes de Excel. Las fórmulas equivocadas, los errores al introducir datos, los errores de cálculo, etc. En resumen: la posibilidad de encontrar errores en las hojas de cálculo es infinita. De hecho, un análisis determinó que casi el 90% de las hojas de cálculo contiene errores. Las decisiones solo son buenas si se basan en datos reales. Al implementar un sistema de CRM, la empresas pueden aumentar notablemente la exactitud de sus informes y predicciones. En lugar de utilizar fórmulas de Excel o cálculos manuales, un sistema de CRM asigna automáticamente el valor adecuado a una transacción en función de la etapa en la que se encuentre. Utilizando la tecnología para esto es menos probable que los líderes de ventas no logren ver los resultados que no se predijeron al final de un mes o trimestre.
5. Monitoriza los objetivos de ventas con más precisión. Cuando los representantes de ventas cumplen sus objetivos, quieren que los directores lo sepan. Y no solo eso, los directores quieren saber en todo momento si los objetivos de ventas se están cumpliendo. No obstante, es fácil que entre tanta confusión se pierda tanto el rendimiento positivo como el negativo si no existe un sistema de seguimiento formal. Una desconexión entre el rendimiento del representante y la respuesta del director molestará a quienes tienen un alto rendimiento y que quieren obtener reconocimiento por ello y, además, aislará a quienes tienen un bajo rendimiento y necesitan recibir apoyo. La automatización en el proceso de ventas mediante un sistema de CRM facilita que los directores puedan monitorizar los objetivos de ventas de cerca y detectar las tendencias a tiempo para actuar de forma adecuada. Si los datos están disponibles para el representante de ventas y para el director, se reduce considerablemente la falta de alineación.
6. Facilita almacenar información. Obtener una respuesta concreta a una pregunta cuando no existe ninguna fuente de confianza puede ser frustrante. Con frecuencia, se obtiene una respuesta solo después de haber preguntado a los colegas y departamentos vecinos, pero esta respuesta es muy probable que entre en conflicto con otra versión que se haya escuchado en otro lugar. Implementar un sistema de CRM que todos conozcan facilita tener una «fuente» de información que reduce la probabilidad de que estas situaciones sucedan. «Un CRM pone toda la información sobre tus clientes y tu producto en un solo lugar, así que nunca tendrás que decir: “déjame revisarlo y te informo después”», afirma Lager.
7. Facilita que los directores revisen el progreso de los ejecutivos de venta. Antes de contar con un CRM, ¿cómo saben los directores si los representantes de ventas están bien encaminados para alcanzar sus objetivos? Lo normal es que les pregunten directamente, pero este no es el proceso más eficaz. Un sistema de CRM permite que los directores revisen el progreso si así lo desean sin tener que molestar a los ejecutivos de venta constantemente.
8. Crea sostenibilidad en la fuerza de ventas. Digamos que un representante de ventas administra la hoja de cálculo de ventas de la que todos dependen. Mientras está ahí, las cosas van bien... hasta que se va. En su último día, los meses o años de conocimiento y documentación del proceso se desvanecen de la empresa. ¿Y ahora qué?. Un CRM facilita compartir el conocimiento que se documentó sobre el proceso de ventas más allá de lo que un representante o director tiene en mente. De esta forma, si alguien se va, no existen riesgos para la infraestructura de ventas.
9. Aumenta la visibilidad de la información sobre el cliente. Aunque un CRM está destinado principalmente para el departamento de ventas, la información del cliente es relevante para todas las áreas de la empresa. Cuando existe un sistema centralizado para almacenar estos datos, cualquier persona puede acceder a los datos de los cliente en el CRM.

Sin mencionar que proporcionarle al equipo de marketing o de asistencia técnica el acceso a la información de los clientes les ayudará a acercarse a ellos estando más informados y preparados para asistirlos. «Un CRM entrega un panorama completo sobre la empresa a sus clientes, lo cual permite que haya una mejor relación entre ellos y que sea más duradera», afirma Robert Peledie, asesor de sistemas CRM. Al final, las relaciones duraderas son las que suelen ser más rentables.

Laura Martinez Molera

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