Cómo escribir una carta para solicitar una reunión

Muchas personas en la sociedad llevan una vida ocupada. Por lo tanto, con el fin de reunirse con alguien, es casi imprescindible que usted planee un tiempo y un lugar determinado para una reunión. Para las reuniones informales, un simple mensaje de texto o llamada telefónica, por lo general funciona. Para las reuniones formales, se puede enviar una carta para hacer la solicitud. Si bien esta carta no tiene por qué ser larga, debe:

• Explicar el motivo de la reunión,
• Las posibles fechas y horas de reuniones, y
• Hacer el respectivo seguimiento.

Instrucciones

1. Comience la carta con la fecha, la dirección del destinatario y el saludo, por ejemplo, "Estimado Ing. Salas" Si usted trabaja en un lugar separado del destinatario, incluya su dirección física y dirección del destinatario. Las direcciones son de vital importancia si usted está enviando la carta, pero no es necesario si está enviando un correo electrónico.
2. Inicie el cuerpo de la carta manifestando su deseo de reunirse con la persona. Por ejemplo, podría escribir: "Estoy escribiendo esta carta para solicitar una reunión con usted."
3. Indique la razón por la que desea encontrarse y la duración que estima que tendrá la reunión.
4. Ofrezca fechas potenciales y los horarios disponibles por escrito.  Es preferible establecer una fecha y hora fijos y alternativamente una opción abierta y a disponibilidad del destinatario.  Así por ejemplo: Tenemos disponibilidad para reunirnos el martes a las 9am o el miércoles por la tarde, a la hora que usted disponga..."
5. Solicite fechas alternativas si las fechas potenciales no coinciden con el horario de la persona. Es posible que lo escriba de esta manera: "Si éstas fechas no coinciden con sus horarios, por favor envíeme una fecha y horarios alternativos".
6. Pregunte por el seguimiento a la convocatoria de la reunión. Añada su información de contacto.

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